Zásady ochrany soukromí Ylands EDU

1. Obecné informace

1.1. Tyto Zásady ochrany soukromí Ylands EDU („Zásady“) určují, jak zpracováváme Vaše osobní údaje, jak s těmito údaji nakládáme a jak můžete uplatnit práva týkající se Vašich osobních údajů, v případě, že užíváte aplikaci, službu nebo oficiální internetové stránky Ylands EDU, nebo některou z dalších souvisejících služeb („Služby“).

1.2. Tyto Zásady Vám také poskytují veškeré potřebné informace podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (“GDPR”).

1.3. V těchto Zásadách jsou použity následující definice:

• a) „Společnost“, „My“ znamená BOHEMIA INTERACTIVE a.s., se sídlem Stříbrná Lhota 747, 252 10 Mníšek pod Brdy, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 9791 (IČO: 272 18 864, DIČ: CZ27218864).

• b) „Uživatel“, „Vy“ znamená osobu, organizaci nebo instituci používající Služby nebo uzavírající smlouvu o poskytování některé ze Služeb.

• c) „Licenční podmínky“ znamenají licenční podmínky aplikace Ylands EDU, dostupnou na http://www.edu.ylands.com/eula.

• d) „Obchodní podmínky“ znamenají obchodní podmínky pro poskytování služby Ylands EDU, dostupné na http://www.edu.ylands.com/obchodni-podminky.

• e) „Odpovědná osoba“ znamená fyzickou osobu odpovědnou za objednávku Předplatného, ať už jako samostatný zákazník, kontaktní osoba zákazníka, který je právnické osobou nebo osoba, která za tuto právnickou osobu jedná.

• f) „Předplatné“ znamená časově omezené zpřístupnění plné verze vzdělávací služby Ylands EDU poskytované Společností na základě smlouvy o poskytování služby Ylands EDU.

• g) “Služby” jsou definovány v čl. 1.1. těchto Zásad.

1.4. Tyto Zásady jsou nedílnou součástí Obchodních podmínek nebo Licenčních podmínek a v okamžiku, kdy souhlasíte s některým z těchto dokumentů, prohlašujete, že jste se seznámil/a s těmito Zásadami.

1.5. Informace obsažené v těchto Zásadách se týkají každého Uživatele našich Služeb. V případě, že jste právnickou osobou (například školou), tyto Zásady se týkají zejména osobních údajů osoby, která za Vaši organizaci vystupuje nebo jedná ve vztahu k Předplatnému.

1.6. Správcem Vašich osobních údajů jsme My, pokud tyto Zásady nestanoví jinak.

2. Odkud získáváme Vaše údaje?

2.1. Vaše osobní údaje získáváme přímo od Vás, v rozsahu ve kterém nám je poskytnete, například při odeslání kontaktního formuláře, při uzavření smlouvy nebo při přímé komunikaci s námi nebo našimi spolupracovníky. Některé další údaje můžeme také získávat z monitorování používání Produktu a Služeb, tyto údaje však jsou anonymizované tak, že subjekt těchto údajů není identifikovatelný.

3. Za jakým účelem a na kterém právní základě zpracováváme Vaše údaje?

Zpracování osobních údajů za účelem splnění našich právní povinnosti

3.1. Vaše osobní údaje zpracováváme na základě českých právních předpisů, které se vztahují na naše obchodní činnosti. Jelikož je zpracování Vašich osobních údajů založeno na zákonném základě, Váš souhlas s takovým zpracováním není vyžadován.

• a) Pokud si zakoupíte Předplatné, zpracováváme Vaše osobní údaje v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty a zákonem č. 586/1992 Sb., o dani z příjmu, a to pro účely plnění našich právních povinností z těchto právních předpisů, zejména uchovávání záznamů o všech plněních a platbách týkajících se Předplatného.

• b) Pokud si zakoupíte Předplatné jako spotřebitel, zpracováváme Vaše osobní údaje rovněž v souladu se zákonem č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele.

Zpracování osobních údajů za účelem splnění našich závazků ze smlouvy uzavřené s Vámi nebo pro provedení opatření před uzavřením smlouvy na Vaši žádost

3.2. Vaše osobní údaje také zpracováváme za účelem splnění našich závazků ze smlouvy uzavřené s Vámi. Pokud o to požádáte (například prostřednictvím vyplněním a odesláním formuláře), Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat i před uzavřením této smlouvy, a to pro provedení nezbytných kroků ke sjednání smlouvy. Bez zpracování některých nezbytných osobních údajů s Vámi nemůžeme uzavřít smlouvu a posléze plnit závazky z ní vyplývající.

• a) V případě, že nás kontaktujete vyplněním a odesláním jednoho z formulářů na našich internetových stránkách, zpracováváme osobní údaje, které Vámi byly tímto způsobem poskytnuty. Tyto údaje využíváme, abychom Vás mohli kontaktovat prostřednictvím našich zástupců za účelem sjednání Předplatného a případně individuálních podmínek. Na základě takto Vámi poskytnutých údajů Vás rovněž můžeme identifikovat a činit tak další nezbytné kroky k uzavření smlouvy.

• b) V okamžiku, kdy uzavřete smlouvu na poskytnutí Předplatného, jsme povinni Vám poskytnout Předplatné dle sjednaných podmínek. Rovněž jsme povinni procesovat příslušné platby, vystavovat příslušné faktury nebo Vás informovat o důležitých upozorněních týkajících se Předplatného. Pro tyto účely jsme také oprávněni zpracovávat nezbytné osobní údaje.

Zpracování osobních údajů pro účely našich oprávněných zájmů

3.3. Vaše osobní údaje dále zpracováváme pro účely našich oprávněných zájmů:

• a) V případě, že využíváte některou ze Služeb a poskytli jste nám Vaši emailovou adresu, zpracováváme Vaši emailovou adresu k zasílání oznámení za účelem informování o Službách, případně o souvisejících nabídkách či akcích.

• b) Vaše osobní údaje dále můžeme zpracovávat za účelem odkrývání a předcházení podvodnému jednání, včetně překračování omezení licence k Produktu.

3.4. Seznam kategorií údajů, které zpracováváme podle tohoto článku 3., naleznete v Příloze č. 1 těchto Zásad.

4. Jakým způsobem jsou Vaše osobní údaje zpracovávány?

4.1. Ochrana soukromí a bezpečnost jsou klíčovými aspekty při vytváření a poskytování Služeb. Za řešení otázek souvisejících s ochranou soukromí a bezpečností jsme určili konkrétní odpovědnosti. Naše interní zásady a pokyny prosazujeme prostřednictvím vhodného výběru činností, včetně proaktivního a reaktivního řízení rizik, inženýrství v oblasti bezpečnosti a ochrany soukromí, školení a hodnocení. Přijímáme vhodná opatření k řešení online bezpečnosti, fyzické bezpečnosti, rizika ztráty dat a dalších podobných rizik s ohledem na riziko, které představuje zpracování, a povahu chráněných údajů. Rovněž omezujeme přístup k našim databázím obsahujícím osobní údaje na oprávněné osoby, které mají oprávněnou potřebu přístupu k těmto informacím.

4.2. Osobní údaje koncových uživatelů Produktu, nejsou námi nijak zpracovávány ani předávány třetím stranám, ledaže tyto Zásady stanovují jinak.

5. Příjemci Vašich údajů

5.1. Veškeré osobní údaje, které podle tohoto článku předáváme dále, jsou získány přímo od Vás, popřípadě Vaší organizace.

5.2. Osobní údaje, které sbíráme, jsou zpřístupněny zejména našim vybraným zaměstnancům zodpovědným za Služby, a to pouze v takovém rozsahu, který je nezbytný pro plnění jejich pracovních povinností. Naši zaměstnanci s námi mají uzavřenu dohodu o zachování mlčenlivosti o veškerých informacích, s nimiž v rámci plnění svých povinností přijdou do styku a jsou také povinni dodržovat naše interní předpisy pro používání našich systémů, kde s Vašimi osobními údaji přichází do styku.

5.3. Kromě našich zaměstnanců předáváme Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu vybraným externím spolupracovníkům, kteří jsou zodpovědní za komunikaci se zákazníky, vyjednávání individuálních podmínek či podporu při implementaci Služeb při vzdělávání. Tyto osoby jsou zavázáni dohodou o zachování mlčenlivosti o veškerých informacích, s nimiž v rámci plnění přijdou do styku.

5.4. Osobní údaje, které jsme shromáždili v souvislosti s Vaší licencí k Produktu, mohou být předány třetím stranám na základě zákonných povinností, které můžeme mít. Některé Vaše osobní údaje můžeme poskytnout daňovým orgánům, orgánům činným v trestním řízení a v určitém rozsahu také soudním orgánům.

5.5. Některé Vaše osobní údaje týkající se Vašeho Předplatného mohou být sdíleny s našimi partnery, kteří pro Nás zajišťují účetní nebo obdobné služby. Nezbytnou podmnožinu Vašich osobních údajů, které shromáždíme během Vašeho využívání Služeb, můžeme také sdílet s našimi přidruženými společnostmi za účelem provozování a zlepšování Služeb. Všichni tito partneři nebo přidružené společnosti uzavřeli s naší společností smlouvu o mlčenlivosti a jsou rovněž povinni chovat se v souladu s našimi zásadami upravujícími používání Vašich osobních údajů.

5.6. E-mailovou adresu, kterou používáme pro zasílání e-mailů, můžeme sdílet s poskytovateli služeb elektronického marketingu za předpokladu, že e-mailová adresa nebude použita k jiným účelům než uvedeným v těchto Zásadách.

5.7. V případě, že pro přístup k Produktu využijete platformu poskytovanou třetí stranou, některé údaje o tomto přístupu k Produktu mohou být sbírány a zpracovávány touto třetí stranou. Za postupy těchto třetích stran v tomto případě nijak neodpovídáme, doporučujeme proto, abyste pečlivě prozkoumali jejich zásady zpracování osobních údajů a případně i oprávnění, která těmto třetím stranám udělujete.

5.8. Seznam našich partnerů a třetích stran, se kterými můžeme sdílet Vaše osobní údaje je uveden v Příloze č. 2 těchto Zásad.

6. Jak dlouhou dobu Vaše údaje ukládáme?

6.1. Vaše osobní údaje zpracováváme pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Průběžně posuzujeme, jestli nadále trvá potřeba

zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z uvedených účelů, vymažeme je. Doba, po kterou jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, je uvedena v Příloze č. 1 těchto Zásad.

7. Vaše práva

7.1. Právo na přístup a opravu osobních údajů. Máte právo přistupovat a opravovat či měnit nesprávné nebo neúplné osobní údaje, které o Vás sbíráme.

7.2. Právo na výmaz osobních údajů.. Máte právo nás požádat o vymazání všech Vašich osobních údajů, které již nejsou potřebné, nebo údajů, které byly zpracovány protiprávně. Pokud chcete, abychom Vaše osobní údaje vymazali, můžete nás kontaktovat na adrese dataprotection@bohemia.net. Jakmile obdržíme Vaši žádost, vymažeme všechny osobní údaje, které jsme povinni vymazat podle GDPR.

7.3. Právo na omezení zpracování osobních údajů. Máte právo nás požádat, abychom v některých případech omezili zpracování Vašich osobních údajů, dokud nebude vyřízena Vaše námitka nebo žádost o výmaz nebo změnu Vašich osobních údajů.

7.4. Právo na přenositelnost osobních údajů. Máte právo nás požádat, abychom Vám předali Vaše osobní údaje, které jste nám poskytli, pokud jsou tyto údaje zpracovávány na základě vašeho souhlasu nebo na základě smlouvy uzavřené s námi a tyto osobní údaje jsou zpracovávány automaticky. Pokud se taková žádost objeví, poskytneme Vám Vaše osobní údaje, které jsme shromáždili, ve strukturované strojově čitelné podobě. Jste rovněž oprávněni požádat nás o předání těchto osobních údajů novému správci, pokud je to technicky možné.

7.5. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů. Pokud se domníváte, že zpracování Vašich osobních údajů na základě oprávněného zájmu není přiměřené Vašim právům, můžete proti takovému zpracování vznést námitku a požádat nás o nápravu.

7.6. Právo podat stížnost. Pokud se domníváte, že jsme při zpracování Vašich osobních údajů porušili platné zákony, máte právo podat stížnost u úředního orgánu ve Vašem státě, ve státě, kde pracujete nebo kde došlo k porušení Vašich práv. V České republice je takovým úředním orgánem:

Úřad pro ochranu osobních údajů

Pplk. Sochora 27

170 00 Praha 7

Česká republika

8. Závěrečná ustanovení

8.1. Tyto Zásady nabývají platnosti a účinnosti dne 6. 10. 2023.

8.2. Tyto Zásady můžeme čas od času změnit s ohledem na změny v Obsahu poskytovaných Služeb. Doporučujeme, abyste tyto Zásady čas od času znovu navštívili a seznámili se s případnými změnami těchto Zásad.

8.3. Pokud máte jakékoli dotazy týkající se zpracování Vašich osobních údajů nebo chcete uplatnit některá z Vašich práv podle GDPR, můžete nás kontaktovat na adrese dataprotection@bohemia.net.

Příloha č. 1 k Zásadám ochrany soukromí Ylands EDU

Seznam kategorií osobních údajů, které zpracováváme a doba, po kterou tyto údaje uchováváme

Ustanovení zásad	Kategorie osobních údajů, které zpracováváme	Doba, po kterou osobní údaje uchováváme
Odst. 3.1 a)	- Záznamy o zakoupených produktech nebo službách - Záznamy o provedených platbách - Záznamy o vrácení peněz	10 let
Odst. 3.1 b)	- Jméno Kontaktní osoby - Adresa bydliště Kontaktní osoby - Datum narození Kontaktní osoby - Emailová adresa Kontaktní osoby - Telefonní číslo Kontaktní osoby - Záznamy o stížnostech	10 let
Odst. 3.2 a)	- Jméno a příjmení osoby vyplňující formulář - Emailová adresa osoby vyplňující formulář - Telefonní číslo osoby vyplňující formulář - Název organizace vyplňující formulář - Pozice osoby vyplňující formulář v organizaci (je-li poskytnuta)	5 let
Odst. 3.2 b)	- Jméno a příjmení Odpovědné osoby - Emailová adresa Odpovědné osoby - Telefonní číslo Odpovědné osoby - Název organizace Odpovědné osoby - Platební údaje - Emailové adresy přidružené k podúčtům	Po dobu trvání smlouvy
Odst. 3.3 a)	- Emailová adresa Odpovědné osoby - Telefonní číslo Odpovědné osoby	Po dobu trvání smlouvy a 1 rok po jejím ukončení
Odst. 3.3 b)	- IP adresa	Po dobu užívání služeb

Příloha č. 2 k Zásadám ochrany soukromí Ylands EDU

Seznam našich partnerů se kterými sdílíme Vaše osobní údaje

Identifikace partnera	Kategorie údajů sdílené s partnerem	Účel sdílení
Martin Bukáček IČO: 015 87 897 Monika Macháňová IČO: 072 27 027 Daniel Koreň IČO: 065 15 193 Jiří Benda IČO: 656 64 205 Štěpán Bady IČO: 21314331	- Jméno a příjmení Kontaktní osoby - Emailová adresa Kontaktní osoby - Telefonní číslo Kontaktní osoby - Adresa Kontaktní osoby - Identifikační údaje organizace - Pozice Kontaktní osoby v organizaci - Jména, příjmení a emailové adresy členů organizace, požádá-li o to organizace	Pro účely komunikace se zákazníky, vyjednávání individuálních podmínek a poskytování podpory při implementaci Služeb při vzdělávání.
BOHEMIA INTERACTIVE STUDIO s.r.o. IČO: 257 64 730, se sídlem Nad Pomníkem 467/9, 152 00 Praha 5, Česká Republika	- Záznamy o zakoupených Předplatných - Záznamy o provedených platbách - Jméno Kontaktní osoby - Adresa Kontaktní osoby - Emailová adresa - Záznamy o stížnostech	Pro účely poskytování účetních a obdobných služeb.
BOHEMIA INTERACTIVE STUDIO s.r.o. IČO: 257 64 730, se sídlem Nad Pomníkem 467/9, 152 00 Praha 5, Česká Republika BOHEMIA INTERACTIVE B.V., RSIN: 85614799, se sídlem Danzigerkade 223, 1este v erdieping, 1013AP Amsterdam, Nizozemí BOHEMIA INTERACTIVE Co., Ltd. se sídlem 378/80-81, Moo 12, Nongprue, Banglamung, Chonburi, 20150, Thajsko	- Nezbytná podmnožina Vašich osobních údajů	Provozování a zlepšování našich Služeb.